Ein neues ERP-System betrifft im Maschinenbau zahlreiche miteinander verbundene Abläufe. Fertigungsaufträge greifen auf Stücklisten und Materialbestände zurück, der Einkauf benötigt Informationen über Bedarfe und Liefertermine, während Änderungen aus der Konstruktion rechtzeitig in nachgelagerte Prozesse gelangen müssen. Fehler bei einer Systemumstellung können deshalb mehrere Bereiche gleichzeitig betreffen.
Besonders anspruchsvoll wird der Wechsel, wenn die Produktion während der Einführung weiterläuft. Vor dem Produktivstart müssen bestehende Abläufe erfasst, Datenbestände geprüft und erforderliche Schnittstellen eingerichtet werden. Eine schrittweise Vorbereitung ermöglicht es, technische und organisatorische Probleme bereits während der Testphase zu erkennen.
Kurzfassung
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Bestehende Produktionsabläufe zuerst erfassen
Vor einer ERP-Umstellung ist zu klären, wie Informationen derzeit durch das Unternehmen gelangen. Dabei sollten nicht nur die im bisherigen System hinterlegten Prozesse betrachtet werden. Auch Tabellen, E-Mails oder separate Anwendungen können Bestandteil alltäglicher Arbeitsabläufe sein.
Im Maschinenbau betrifft das beispielsweise Änderungen an Bauteilen und Stücklisten. Wird eine Komponente in der Konstruktion geändert, muss nachvollziehbar sein, wie diese Information Einkauf, Lager und Fertigung erreicht. Hinzu kommen Fertigungsaufträge, Qualitätsprüfungen sowie Wartungs- und Servicevorgänge.
Bei Odoo Maschinenbau können verschiedene dieser Bereiche innerhalb einer gemeinsamen ERP-Umgebung abgebildet werden. ERP-Systeme verbinden unterschiedliche betriebliche Bereiche über eine gemeinsame Datenbasis. Eine solche Verbindung ist jedoch erst dann zweckmäßig aufgebaut, wenn bekannt ist, welche Prozesse und Informationen tatsächlich berücksichtigt werden müssen. Eine grundlegende Einordnung bietet die Definition zu ERP-Systemen.
Datenbestände vor der Übernahme prüfen
Eine vollständige Übernahme aller vorhandenen Daten ist nicht in jedem Fall erforderlich. Über mehrere Jahre können veraltete Artikel, doppelte Einträge oder nicht mehr verwendete Kunden- und Lieferantendaten entstehen. Solche Datensätze sollten vor der Migration erkannt und entsprechend behandelt werden.
Zu prüfen sind unter anderem Kunden, Lieferanten, Artikel, Komponenten und Stücklisten. Hinzu kommen aktuelle Lagerbestände sowie offene Bestellungen und Fertigungsaufträge. Auch historische Daten können weiterhin benötigt werden, beispielsweise aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder für betriebliche Nachweise.
Besondere Aufmerksamkeit benötigen die betrieblichen Stammdaten. Darunter fallen Informationen, die über einen längeren Zeitraum bestehen bleiben. Im ERP-Umfeld gehören dazu beispielsweise Artikel- oder Lieferantendaten. Fehlerhafte Stammdaten können sich auf mehrere nachfolgende Vorgänge auswirken. Ist beispielsweise bei einem Bauteil eine falsche Lieferzeit hinterlegt, kann der Materialbedarf zu spät eingeplant werden und dadurch einen Fertigungsauftrag verzögern.
Bei Odoo Maschinenbau sollte daher vor der Migration feststehen, welche Daten übernommen, bereinigt oder außerhalb des neuen Systems archiviert werden.
Stücklisten und Materialbedarf miteinander verknüpfen
Stücklisten beschreiben, welche Komponenten und Mengen für ein Produkt benötigt werden. Im Maschinenbau können sie mehrere Ebenen umfassen, wenn Baugruppen wiederum aus verschiedenen Einzelteilen bestehen. Änderungen an einer Komponente können dadurch weitere Stücklisten oder Fertigungsaufträge betreffen.
Odoo Manufacturing beziehungsweise MRP kann Stücklisten, Fertigungsaufträge, Arbeitsaufträge, Arbeitsplätze und benötigte Komponenten miteinander verbinden. Die Materialbedarfsplanung berücksichtigt dabei unter anderem vorhandene Bestände und den aus der Produktion entstehenden Bedarf.
Vor der Einrichtung müssen die tatsächlichen Produktionsabläufe untersucht werden. Mehrstufige Stücklisten, verschiedene Arbeitsgänge oder Varianten eines Produkts können unterschiedliche Anforderungen an die Abbildung im System stellen. Erst auf dieser Grundlage lässt sich feststellen, welche Standardfunktionen ausreichen und an welchen Stellen Ergänzungen erforderlich sind.
Bestehende Anwendungen weiterhin einbinden
Der Wechsel des ERP-Systems erfordert nicht automatisch den Austausch aller anderen Anwendungen. Konstruktionssoftware, PLM-Systeme oder Programme zur Produktionssteuerung können weiterhin genutzt werden, sofern die benötigten Informationen zwischen den Systemen übertragen werden.
Ein PLM-System verwaltet beispielsweise Produktinformationen, technische Änderungen und unterschiedliche Produktversionen. MES-Anwendungen erfassen dagegen Informationen aus der laufenden Produktion. Hinzu kommen Systeme, die Betriebs- oder Maschinendaten bereitstellen.
Bei Odoo Maschinenbau ist deshalb festzulegen, welche Anwendung für bestimmte Informationen führend bleibt. Stammt eine Produktänderung beispielsweise aus der Konstruktion, muss definiert sein, wie sie in das ERP-System übertragen wird und welche nachfolgenden Prozesse davon betroffen sind.
Eine eindeutige Zuordnung verhindert, dass verschiedene Versionen derselben Information parallel verwendet werden. Schnittstellen müssen daher nicht nur Daten übertragen, sondern auch festgelegte Zuständigkeiten zwischen den beteiligten Anwendungen berücksichtigen.
Testphase an realen Abläufen ausrichten
Der Produktivstart sollte nicht der erste Zeitpunkt sein, an dem vollständige Arbeitsabläufe mit dem neuen System durchgeführt werden. Vorher sind typische Vorgänge aus dem Betriebsalltag zu testen.
Ein Test kann beispielsweise mit einem Fertigungsauftrag beginnen. Anschließend wird geprüft, ob die benötigten Komponenten korrekt ermittelt werden, ausreichende Bestände vorhanden sind und erforderliche Beschaffungsvorgänge ausgelöst werden. Danach folgen die vorgesehenen Arbeitsschritte in Fertigung und Lager.
Dabei reicht es nicht aus, einzelne Funktionen unabhängig voneinander zu kontrollieren. Ein Prozess kann technisch in jedem Bereich funktionieren und dennoch beim Übergang zwischen zwei Abteilungen fehlerhafte oder unvollständige Informationen erzeugen. Tests sollten deshalb zusammenhängende Vorgänge vom Ausgangspunkt bis zum Abschluss erfassen.
Produktivstart in festgelegten Schritten vorbereiten
Nach der Prozessanalyse werden die benötigten Module und Funktionen festgelegt. Darauf folgen Datenmigration, Einrichtung der Schnittstellen und Tests. Beschäftigte können anschließend anhand der Aufgaben geschult werden, die sie später tatsächlich im System ausführen.
Vor dem Go-live muss außerdem geklärt sein, wie mit offenen Vorgängen im bisherigen ERP-System verfahren wird. Dazu zählen beispielsweise noch nicht abgeschlossene Bestellungen, laufende Fertigungsaufträge oder bereits reservierte Materialien.
Bei einem zeitweisen Parallelbetrieb ist festzulegen, welches System für bestimmte Daten maßgeblich ist. Andernfalls können Änderungen in einem System vorgenommen werden, ohne dass sie im anderen Datenbestand erscheinen. Für Odoo Maschinenbau betrifft diese Abgrenzung insbesondere die Übergangsphase, in der bestehende Anwendungen und das neue ERP-System gleichzeitig verwendet werden.
Fazit
Ein ERP-Wechsel während der laufenden Produktion erfordert eine genaue Abstimmung von Prozessen, Daten und bestehenden Anwendungen. Besonders Stücklisten, Lagerbestände, offene Fertigungsaufträge und technische Produktdaten sollten vor der Migration geprüft werden.
Die Einführung von Odoo Maschinenbau beginnt daher nicht mit dem Produktivstart, sondern mit der Erfassung der vorhandenen Abläufe. Bereinigte Datenbestände, festgelegte Schnittstellen und Tests vollständiger Prozessketten verringern das Risiko, dass Fehler erst während der laufenden Fertigung auftreten.
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- Auf „Aktuelles Wissen“ hat Mariana Schwedt ein Zuhause gefunden, das ihren Werten und ihrer Leidenschaft für das Teilen von Wissen entspricht. Hier erforscht sie eine breite Palette von Themen, von den neuesten wissenschaftlichen Durchbrüchen bis hin zu gesellschaftlichen Entwicklungen und kulturellen Phänomenen. Dabei zeichnet sich ihre Arbeit durch eine klare, journalistische Handschrift aus, die auf Fakten und Recherche basiert.
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